Bu aralar gündemimizde yoğun yer alan ve almaya devam edecek olan Uzaktan Çalışmak ve Proje Yönetimi konusu üzerine odaklandık. Özellikle teknoloji tabanlı şirketler, çoktan uzaktan çalışma sistemlerine geçmiş ve bu konuda kendilerini ileri seviyede geliştirmiş durumda. Fakat büyük bir çoğunluğumuz, uzaktan çalışmak ve uzaktan proje yönetmek konularına aşina değiliz ve ciddi anlamda buna hazırlıksız yakalandık. Bu nedenle sizler için uzaktan çalışırken projelerinizi, nasıl yönetebileceğiniz hakkında bir rehber hazırlamak istedik.

Uzaktan Çalışmak ve Proje Yönetimi Nedir?

Konunun derinliklerine inmeden önce hepimizin bildiği bu iki ana başlığın tam olarak ne anlama geldiğini bir hatırlayalım.

Uzaktan Çalışmak Nedir?

Uzaktan çalışma; çalışanların işverenler tarafından hazırlanan görev ve sorumluluklar dahilinde iş akdini, iş yerine gelmelerine gerek olmadan, evden veya uzaktan devam ettirmesidir. Bunlar, karşılıklı sözleşmelerle hukuksal boyuta taşınmış, belirli şartları olan ve her iki tarafın da sorumluluklarını eksiksiz yerine getirmesini gerektiren iş ilişkileri olarak tanımlanabilir.

Uzaktan çalışanlar; şirkete bordrolu olarak hizmet verebilmekle beraber uzaktan sözleşmeli olarak serbest çalışan statüsünde de destek sağlayabilirler.

Proje Yönetimi Nedir?
Tüm ayrıntılarının hazırlanıp takviminin, paydaş ve sorumlularının çıkarıldığı; kaynakların belirlendiği, belirli bir hedef doğrultusunda ilerleyen organizasyon ve yönetim biçimlerine Proje Yönetimi adı verilmiştir.

Özellikle dijital dönüşümün gelmesi ve teknolojik altyapıların buna artık elveriyor olması sayesinde kapsam, zaman ve bütçe dahilinde proje yönetimleri; uzaktan da takip edilebilmektedir.

Bu şekilde proje yöneticileri ayrıca; ofiste de yaptıkları gibi tek bir projeyi değil, aynı anda 4-5 projeyi sistematik bir şekilde yönetebilmektedir.

Uzaktan Çalışma ve Proje Yönetimi için Önemli Tüyolar Nelerdir?

Mümkünse proje planının önünde gitmeye çalışmak, uzaktan çalışma sistemlerinde riskleri minimize eder.
Bunun için proje takvimlerinin ve kaynakların dikkatlice oluşturulması da elzemdir.
Aynı işi, birden fazla kişi arasında bölüştürüp tek bir uzmanın performansına bağlı kalmaktan kaçınarak olası mücbir sebeplerde projede aksamalara engel olmak mümkündür.
Projeye dahil olmayan ama hazırda bekleyen ve gerekli olabilecek anlarda hemen faydalanabileceğiniz, yedek bir ekibiniz mutlaka olmalıdır.
Performans değerlendirme, proje takibi, görev atama, sürecin işlenmesi, ekiplerin sağlıklı iletişimi için hazırlanmış bulut tabanlı uygulamalar kullanarak proje yönetimi kolaylaştırılır.
Uzaktan çalışanlar denetlenirken hem mail üzerinden hem proje takip uygulaması üzerinden üstüne bir de çeşitli mesajlaşma uygulamalarından sorumlulara ulaşıp onları sıkıştırmak; yanlış bir yaklaşım olacaktır.
İletişim için ortak bir kaynak belirlenip sadece oradan ilerlenmelidir. Aksi halde çalışanlar için bu durumlar, dikkat dağınıklığına ve dolayısıyla performans düşüklüğüne yol açmaktadır.
Haftalık, 15 günlük veya aylık olarak uzaktan toplantılar yaparak ekibi canlı tutmak; uzaktan bağlantıyla da olsa birlikte eğlenmeye vakit ayırmak; uzaktan proje yönetimlerinde büyük önem taşır.
Proje uzunluğuna göre belirli periyotlarla ortak bir mekan belirlenerek motivasyon toplantıları da düzenlenebilir.
Bu anlamda proje yöneticilerinin yönetici rolünden çıkarak liderlik yeteneklerine sahip olmaya başlamaları da son derece önemlidir.
Uzaktan Çalışma Sistemlerinde Proje Yönetimi Nasıl Gerçekleştirilir?
Her konuda olduğu gibi proje yönetiminde de en önemli yapı taşı, iş sürekliliği dir. İş sürekliliğinin sağlanarak proje yönetim süreçlerinin devam ettirilmesi için gerekli adımlar aşağıdaki gibidir.

Hazırlık – Saha Analizi Çalışmaları

Mevcut ve gerekli kaynakların gözden geçirilmesi
Uzaktan çalışan ekiplerin ellerindeki projelerin, proje takvimlerinin ve kalan zamanlarının analizi
Ekibe yeni katılımların sağlanıp sağlanmayacağının kararlarının verilmesi
Bütçe ve finansman analizleri
Personel gerekli ise acilen arayışların-görüşmelerin başlatılması, bunlar için İK süreçlerinin yönetilmesi
Serbest çalışan niteliğinde uzaktan destek vermekte olan ve projeye dahil edilmek istenen kişilere müsaitlik durumlarının ivedilikle sorulması
Tedarikçi ve işveren olarak gerekli sözleşmelerin hazırlanması
Görev dağılımı ve sorumluluk – kapsam çalışmalarının sonlandırılması

Proje Takviminin Çıkarılması

Görev ve sorumlulukların belirlenmesinin ardından iş atamalarının ve takvimdeki iş sıralamasının çıkarılması
Bunun için tüm detaylarıyla hangi konudan kimin sorumlu olacağının yazılması ve proje takvimine işlenmesi
Hangi iş bittiğinde hangi iş başlar ve kim görevi kimin ardından devralır kısımları, takvimde net bir şekilde belirlenmeli
Teslimat günleri, revizyon/onay süreleri net bir şekilde belirtilerek takvim dışına taşmayacak şekilde organize olunmalı

Proje Yönetimi ve Operasyonel Süreçler

Ekip içerisinde sağlıklı iletişimin sağlanması
Tüm ekip ve sorumluların görevlerini zamanında yapmaları için gerekli takiplerin yapılması
Malzeme, kaynak gibi detayların önceden hazır olmasının sağlanması
Ekipler arası kopukluk ya da görevleri birbirlerinin üzerine bırakma gibi gelişebilecek aksaklıkların önüne geçilmesi
Ve her sorumlunun önceden çok iyi tasarlanmış görevlerini, yerine getirmesinin sağlanması
Proje aşamasında karşılaşılabilecek sorunların zamanında fark edilerek hızlıca çözüme odaklanılması
Performans ölçme ve değerlendirme uygulamalarından faydalanılarak projenin tıkandığı noktaların tespitinin sağlanması ve düzeltmelerin yapılması
Plan ve operasyonun karşılaştırılarak gecikme/aksama durumunda çözümlerin aranması

Teslimat ve Kapamalar

İş teslimatlarının – anlaşma nezdinde – peyderpey ya da topyekûn yapılmasının sağlanması
Sözleşme sonlandırmalarının yapılması
Tüm aktivitelerin kapatılması
Tüm sorumlulardan dönütlerin toplanarak öğretilerin çıkarılması ve arşivleme yapılması
Ödemelerin ve tahsilatların tamamlanması
Tercihe göre bir bitirme toplantısı ve kutlama yapılması

Bu süreçte danışmanlık ve eğitim ihtiyaçlarınız için uzaktan çalışma yöntemlerini esas alarak sizlere hizmet vermeye devam ediyoruz, bizlere ulaşın birlikte çalışalım.